N’oubliez pas de faire votre rapport annuel IBM !

En février 2023, quand IBM publie une nouvelle version de son contrat d’adhésion, le Passport Advantage – v11, une nouvelle obligation contractuelle de taille fait son apparition : la création une fois par an d’un rapport des usages de licence IBM.

Qui est concerné ?

Tous les clients achetant du software IBM sont concernés car automatiquement soumis au Passport Advantage.

Si vous n’avez pas refusé la version 11 de février 2023 ou la version 12 d’août 2024, alors vous êtes concernés !

Que doit-il contenir ? 

• La compilation des usages logiciels IBM déployés au sein du parc des clients.
• Un justificatif des usages renseignés, IBM précise « les enregistrements, les résultats des outils systèmes et d’autres informations système »

Quels logiciels doivent-ils être inclus dans ce rapport ?

Tous les logiciels IBM déployés au sein du parc Client et donc soumis au Passport Advantage.

Cette obligation ne concerne donc pas que les rapports ILMT, et donc les produits en métrique Processeur, mais bien l’ensemble des logiciels. Les rapports produits par ILMT constitueront d'ailleurs le "justificatif" obligatoire pour tous les logiciels déployés selon les métriques PVU et VPC, et devront être compilés dans ce rapport annuel global. 

Voici un exemple des produits hors PVU / VPC concernés : Rational (Authorized User), SPSS (Concurent User), CMOD (Authorized User Value Unit), Storage (Terabyte), Tivoli Monitoring (Resource Value Unit) et tous les autres.

A quel fréquence ce rapport doit-il être fait ? Combien de temps doit-il être sauvegardé ?

IBM indique qu’un rapport doit être réalisé « chaque année » et que les « informations [doivent être conservées] pendant au moins deux ans ».

Nous recommandons donc de faire tous les ans votre rapport à la même période. Une fois le rapport fait, enregistrez-le en PDF afin que la date de création ne puisse pas être questionnée.

Un format est-il obligatoire ?

IBM fournit dans son contrat une URL, qui contient le template à utiliser pour la rédaction des rapports.

Le rapport doit-il être envoyé à IBM ?

Le Passport Advantage, dans sa dernière version, précise « le Client s’engage chaque année : i) à fournir un rapport sur les Logiciels déployés […]. Sur demande d'IBM, le Client fournira ces informations dans les 30 jours suivant la demande ».

Nous recommandons de faire chaque année ce rapport et de le sauvegarder en PDF une fois celui-ci terminé. Ainsi, vous serez en capacité de le fournir à IBM dès lorsqu’il le demanderait.

Que se passe-t-il le rapport n’est pas fait ?

Le fait de ne pas créer et conserver ce rapport annuel est un non-respect des obligations contractuelles du Passport Advantage. 

En cas de demande d'IBM, l'incapacité à fournir ce rapport en 30 jours vous placerait immédiatement en situation de non-conformité contractuelle. Cela pourrait être un motif pour IBM de lancer un audit complet de vos environnements et réduirait considérablement votre marge de manœuvre en cas de négociation.

Comment se préparer pour créer ce rapport ?

La création de ce rapport ne s'improvise pas et demande une bonne organisation en amont. 

Nous vous recommandons de :

·      Centraliser vos preuves d'achat (PoE) afin de connaître précisément vos licences actives et les droits associés.

·      Mettre en place un inventaire régulier des installations IBM.

·      Documenter et sourcer régulièrement vos usages.

Conclusion : Plus qu’un rapport, une nouvelle posture de conformité

Il ne faut pas voir cette nouvelle exigence d'IBM comme une simple tâche administrative supplémentaire, mais comme un changement fondamental dans la relation client-éditeur. IBM déplace la charge de la preuve et instaure une culture de la conformité proactive et documentée chez ses clients.

La rédaction de ce rapport est l'occasion de mettre sous contrôle vos actifs logiciels IBM : en maîtrisant vos déploiements, en identifiant les optimisations possibles et en réduisant les risques financiers liés à un audit.

Source: https://www.ibm.com/support/customer/csol/terms/?ref=Z125-5831-12-08-2024-zz-en