Optimisation des licences et des usages

Optimiser les licences logiciels et les usages SaaS

La vocation d’Elée est de fournir aux DSI et aux Directions Achats les moyens de réduire le cash out futur et les OPEX (maintenances, souscriptions SaaS, abonnements clouds, services).

Comment ?
Nos équipes s’appuient sur des algorithmes développés par notre équipe de R&D Elée et une connaissance approfondie des pratiques éditeurs (pricing, contrats, benchmark, négociation, règles de calculs, …) pour proposer des leviers d’optimisations réalistes et atteignables.

A partir d’une analyse de l’existant et des besoins futurs, nous identifions des voies optimisations génératrices de gains en jouant à la fois sur des leviers internes au client (choix des produits, contrôle des usages, choix des matériels, allocation des licences, …) et marché (négociation, refonte des contrats, …).

Les pistes et axes d’optimisation des licences

Licensing et métriques

La complexité des modèles commerciaux des éditeurs de logiciels rend très difficile la compréhension des règles de licences applicables et le bon choix de métriques : perpétuel, temporaire, SaaS, IaaS, PaaS, métriques optimums pour le client à court, moyen, long terme, prise en compte des changements de métriques réguliers...

Choix des produits et services

Aujourd’hui, il est de plus en plus difficile pour les entreprises de s’y retrouver dans les catalogues éditeurs, et de bien choisir les produits (éditions – versions) et les niveaux de services de support adéquats et compétitifs

Infrastructure et hébergement

Les entreprises doivent apprendre à minimiser les dépenses et les risques en choisissant des infrastructures et des modes d’hébergement les moins consommateurs en logiciels tout en garantissant les performances et les niveaux de services

Optimisation des usages

Analyser, via le metering, les usages logiciels (fonctionnalités utilisées, durée de connexion, …) pour déterminer une stratégie de profiling adaptée : définition de package logiciels par type de population, politique de désinstallation, fongibilité et flexibilité …

Allocation et affectation des licences

Répartition optimum par serveur, utilisateur ou poste de travail des licences et des maintenances pour maximiser les taux d’utilisation, réduire les risques et les achats futurs

Optimisation des contrats logiciels

Définir les termes et conditions, et les clauses contractuelles les mieux adaptés au contexte de l’entreprise. Evaluer les prix proposés par les éditeurs en les comparant à une base de prix unique en Europe

Nos services de gestion d'audits éditeur

Elée propose des prestations de conseil et d’expertise pour l’optimisation des licences et dépenses logiciels

L’expertise d’Elée nous permet d’identifier rapidement les principaux foyers de risques ou d’optimisation financière liés aux licences de logiciels. La largeur de notre expertise, tant sur le plan technique que des achats / contrats, nous permet de proposer à nos clients un éventail large d’optimisations des licences, des usages et plus généralement des dépenses de logiciels.

Diagnostic des dépenses et identification des foyers d’optimisation

Nous sommes en mesure de vous accompagner, à travers des prestations courtes et pragmatiques, dans le diagnostic de vos dépenses logiciels / SaaS puis d’identifier les foyers d’optimisation et les leviers associés.

Livrable : Diagnostic et identification des foyers et leviers d’optimisation
Mode d’intervention : Forfait

Mise en oeuvre d’un plan d’optimisation sur mesure
En fonction des foyers d’optimisation identifiés, nous aidons nos clients dans le déroulement de plan d’optimisation des dépenses de licences en activant les différents leviers en fonction de chaque contexte. Par exemple :

Optimisations produits : propositions de downgrade ou de changement de produit avec pour objectif de réduire les achats liés aux nouveaux projets, de combler un écart de non-conformité avec un produit inférieur ou de modifier le parc existant
Optimisations liées aux usages : identification des produits installés non utilisés grâce au metering et choix des packages adaptés aux usages réels, identification des licences/maintenances pouvant être résiliées ou utilisées pour couvrir un écart ou un nouveau besoin, nettoyage des comptes inactifs, identification les usages indirects ou multiplexing
Optimisations techniques : analyse des serveurs et des applications impactant fortement le nombre de licences requises en fonction de leur taille (CPU, core, nombre de users) ou de leurs caractéristiques (virtualisation, clusters, …). Analyse des surcoûts et propositions d’évolution
Optimisations liées à l’allocation des licences : proposer une nouvelle répartition des licences pour réduire le nombre de licences requises et/ou réduire les besoins en nouvelles licences. Pour déterminer l’allocation optimale des licences pour les produits les plus complexes, et coûteux. Elée a développé ses propres outils (bases de données Oracle et options en environnement virtualisé Vmware, Windows Server, SQL Server, usages SAP, produits PVU IBM, ...)
Optimisations liées aux contrats : proposer des conversions de licences ou de métriques pour réduire la non-conformité, réduire les achats de nouvelles licences, simplifier la gestion du parc, cancel and replace, résiliation de maintenances
Optimisations comptables : tirer le meilleur parti des actifs logiciels au bilan
Livrables : Plan d'optimisation détaillé, adapté à ce qui est réellement applicable chez le client. Si possible, accompagnement à la mise en oeuvre, valorisation des gains réalisés (OPEX/CAPEX, Cash savings / coûts évités, …)

Modes d’intervention : forfait, temps passé, success fees

Pourquoi choisir Elée ?

Largeur de vue

La combinaison de nos expertises nous permet de proposer à nos client une large palette d’optimisations, tant techniques que contractuelles

Expertise Licensing

Nos consultants sont spécialisés par éditeur. Ils maîtrisent totalement les règles de licences et les métriques de l’éditeur qu’ils adressent

Outils d’optimisation

Les modèles mathématiques Elée proposent des allocations optimales inégalées permettant de générer des économies importantes

"L’expérience d’Elée dans les méthodes de collecte, la fiabilité de leurs calculs et des optimisations proposées et leur expérience des gestion d’audit éditeur ont été des atouts clés pour réduire à 0€ nos régularisations sur 3 audits d’affilée"
Témoignage lors de la convention annuelle du CRIP
Juin 2018

Martial O. Responsable Pilotage Contrats et Budget au sein de la Direction de la Production Informatique