Souscrire, souffrir, subir : le piège du SaaS

La consommation des services Cloud, notamment du Software as a Service (SaaS), a connu une croissance exponentielle ces dernières années. Les éditeurs de SaaS offrent une gamme pléthorique de solutions métiers, facilitant ainsi l'adoption rapide par les directions métiers. Cependant, cette expansion rapide a également créé des tensions dans les prises de décisions ainsi que la gestion des coûts. 

En 2011, 150 logiciels, en 2024 14 101 !

Source : https://martechmap.com/

L’ensemble des cabinets de recherches et d’analyse IT ainsi que les éditeurs de solution de maitrises des couts SaaS sont unanimes : les dépenses liées aux produits SaaS ont augmenté de plus 50% depuis 2020 pour les entreprises. Cette explosion de coûts à des origines multiples :

• Manque de valorisation du patrimoine « OnPrem »
• Mauvaise gestion contractuelle du move to cloud
• Evolution des règles de licensing et du contenu fonctionnel
• Augmentations du P.U : +10, +30, et même parfois +700% prétextant parfois l’inflation…
• Quels sont les échéances contractuelles ?
• Les licences sont-elles attribuées ?
• Les utilisateurs sont-ils actifs ?
• Les fonctionnalités sont-elles toutes utilisées ?
• Le support Premium, Advance… est-il sollicité régulièrement ?
• Quelles sont les clauses de sortie et de transférabilité des données ? 

Il est donc crucial pour les directions achats & SI de mettre en place une stratégie spécifique pour maîtriser ces dépenses et optimiser les usages.

Analyse des dépenses superflues :

Selon notre expérience, environ 20 à 30% des dépenses liées aux applications SaaS sont considérées comme du gaspillage. Il est essentiel pour les directions SI de mettre en place un mécanisme robuste de gestion de la demande afin d'identifier et d'éliminer ces dépenses inutiles. Les principales formes de gaspillage incluent les canaux d'achats multiples, la duplication de produits similaires, les licences inutilisées ou sous-utilisées. En rationalisant le panel de solutions et en optimisant les renouvellements et les négociations, des économies significatives peuvent être réalisées à court terme.

Challenge des usages et optimisation des contrats :

Pour chaque solution SaaS, il est crucial de challenger les usages avant un renouvellement potentiel de contrat. Les directions achats doivent poser des questions clés telles que : 

En obtenant une meilleure connaissance des usages présents et futurs, les directions achats peuvent négocier des renouvellements plus avantageux. Le choix de certains vecteurs contractuels peut également amener des réductions de coûts, garantir la conformité vis-à-vis des politiques de sécurité, RGPD et de confidentialité des données.

Collaboration entre les directions achats et les directions informatiques :

La maîtrise des coûts du SaaS nécessite une étroite collaboration entre les directions achats et les directions informatiques. En travaillant de concert, ces deux entités peuvent gérer la demande, les catalogues de solutions et assurer une communication efficace avec les éditeurs. La fonction achats se positionne ainsi en tant que véritable « Business Partner », coordonnant les différentes directions impliquées, telles que les directions métiers, juridiques et de sécurité, afin de sécuriser les engagements avec les éditeurs. Une négociation avec un éditeur se prépare au moins 6 mois en amont de l’échéance.

Gestion des risques et conformité : oui… on peut être non conforme en SaaS !

La mise en place d'une stratégie de gestion adaptée au SaaS permet de mieux gérer les risques et les coûts associés. Il est essentiel de disposer d'une vue d'ensemble des logiciels SaaS utilisés au sein de l'entreprise et de challenger régulièrement les besoins et les usages des différentes solutions. Cela permet de maintenir les dépenses sous contrôle, d'éviter les coûts non-maîtrisés en cas de non-conformité et de s'assurer que les applications sont utilisées de manière responsable, sécurisée et conforme aux règles établies par les éditeurs.

La maîtrise des coûts du SaaS est un défi majeur pour les directions achats & SI. En mettant en place une stratégie spécifique, les entreprises peuvent rationaliser leurs dépenses, optimiser les contrats et assurer la conformité aux politiques de sécurité et de confidentialité des données. La collaboration entre les directions achats et les directions SI est essentielle pour garantir une gestion efficace des usages et des dépenses. En adoptant une approche proactive et stratégique, les entreprises peuvent maximiser les avantages du SaaS tout en minimisant les coûts associés.

Notre top 5 des conditions à négocier dans un contrat SaaS

1. Introduire une clause de limitation d’augmentation des prix au renouvellement sans condition
2. Négocier une clause de SWAP
3. Négocier les éventuels achats additionnels et les add on
4. RGPD et clause de sécurité
5. Les SLA