Microsoft introduit deux nouvelles limitations d'envoi d'emails externes dans Exchange Online

Microsoft annonce deux nouvelles restrictions importantes concernant les envois d'emails vers des destinataires externes pour les utilisateurs d'Exchange Online. Ces mesures visent à améliorer la sécurité et à prévenir les abus en limitant les quantités de messages pouvant être envoyées à l'extérieur du domaine sur des périodes glissantes de 24 heures.

Définitions clés

• Destinataires externes : tout destinataire dont le domaine email n'est pas enregistré dans les "domaines acceptés" du tenant.

Exemple de domaines acceptés dans un tenant : 

• Domaines acceptés : domaines explicitement déclarés comme internes dans Exchange Online (nécessitant une configuration explicite).
• Fenêtre de 24 heures glissante : période continue durant laquelle les limites sont calculées à tout moment sur les 24 heures précédant l'envoi

1. Première limitation : Tenant External Recipient Rate Limit (TERRL) – mai 2025

Dès le 1er mai 2025, Microsoft appliquera une limitation au niveau du tenant entier, appelée TERRL. Cette limitation dépend du nombre total de licences Exchange Online détenues par l'organisation (attribuées ou en stock).

Formule de calcul

Pour les tenants classiques (non-trial), la limite est déterminée par la formule suivante :

TERRL = 500 x (nombre de licences e-mail)^0.7 + 9 500

Pour les tenants "trial", la limite est fixe à 5 000 destinataires externes par période de 24 heures, indépendamment du nombre de licences.

Exemples concrets :

La formule donne les courbes suivantes :

• TERRL par # licences email

• Incréments des TERRL par bloc de 5 000 licences email additionnel :

Monitoring et alertes

Trois solutions sont proposées par Microsoft :

• Exchange Admin Center (EAC) : rubrique « Reports » > « Mail Flow ».

• Microsoft Defender : « Email & collaboration reports » > « Top senders and recipients ».
• Notification automatique aux administrateurs lorsque 80 % du quota est atteint.

Exceptions notables

• Messages techniques (réponses automatiques, journaux techniques) non comptabilisés.
• Messages vers domaines tiers intermédiaires enregistrés comme « acceptés ».
• Communication entre tenants d'une même organisation multitenant.
• Utilisation d'Exchange Online High Volume Email (HVE) permet 2 000 destinataires externes quotidiens supplémentaires non inclus dans TERRL.

2. Seconde limitation : External Recipient Rate Limit au niveau utilisateur – avril 2026

Initialement prévue pour octobre 2025, cette deuxième limitation sera mise en place en avril 2026. Elle concerne chaque utilisateur individuel avec une limite fixée à :

• 2 000 destinataires externes par utilisateur, par fenêtre de 24 heures glissante.

Actuellement, chaque utilisateur peut atteindre jusqu'à 10 000 destinataires (internes et externes confondus). Avec cette nouvelle limite, les destinataires externes ne pourront dépasser 2 000 par utilisateur, réduisant proportionnellement le quota global disponible.

Cette limitation vient compléter la TERRL du tenant, rendant nécessaire une surveillance précise des envois individuels.

Actions recommandées

Face à ces nouvelles limitations, il est conseillé aux organisations de :

• Évaluer rapidement leur consommation actuelle d'envoi d'emails externes.
• Configurer correctement leurs domaines acceptés dans Exchange Online.
• Former les utilisateurs aux nouvelles pratiques d'envoi d'emails.
• Explorer des alternatives pour les campagnes d'envois massifs, comme Azure Communication Services.
• Étudier l'utilisation d'Exchange Online High Volume Email (HVE) pour les communications internes larges nécessitant des envois fréquents à des groupes étendus d'utilisateurs.

Sources officielles :

• Introducing Exchange Online Tenant Outbound Email Limits – Microsoft Community Hub
• Exchange Online External Recipient Rate Limit – Microsoft Community Hub