La matrice des risques : Un outil idéal dans l’aide à la priorisation SAM

Dans le domaine du Software Asset Management (SAM), la priorisation des actions à mener peut souvent s'apparenter à un véritable casse-tête. Les responsables SAM doivent jongler entre plusieurs éditeurs, des contrats variés et des enjeux de conformité, le tout dans un environnement en constante évolution. 

Alors, par où commencer ?

Parmi les nombreuses approches existantes permettant d’établir une roadmap SAM, la matrice des risques s’avère souvent un excellent point de départ. Cet outil précieux, évolutif, permet en effet d’obtenir une vision claire des priorités et d’orienter les efforts de manière stratégique.

Élaboration de la matrice des risques

La matrice des risques comprend deux axes principaux: le niveau de mise sous contrôle de l’éditeur en interne (ordonnée) et une notation de risque en fonction de plusieurs critères (abscisse).

1. Critères de risque

Pour construire une matrice des risques efficace, plusieurs critères doivent être pris en compte :

• Impact financier des contrats en cours : Il est essentiel d'évaluer combien chaque contrat en cours peut impacter la santé financière de l'organisation. Cet impact doit prendre en compte le montant des licences mais également tous les autres coûts liés à l’éditeur (consulting, hébergement, etc..)
• Risque de non-conformité : Ce critère évalue la probabilité de ne pas respecter les termes des contrats de licence. Cela inclut les risques liés à l'utilisation de logiciels sans licences appropriées ou à une mauvaise gestion des actifs, ce qui peut entraîner des pénalités financières. Dans le cas où cet éditeur a déjà fait l’objet d’une analyse, alors la notation dépendra des résultats obtenus. 
• Risque d'audit : Les éditeurs effectuent fréquemment des audits pour s'assurer de la conformité de leurs clients. Évaluer la probabilité d’un audit et son 'impact potentiel sur l'organisation (en termes de temps, de ressources et de coûts) est crucial pour anticiper les situations à risque. La définition de ce niveau de risque peut être identifiée en concertation avec le service achat (en contact direct avec les éditeurs et donc susceptible de connaitre la température avec ces derniers) mais également en ayant connaissance des pratiques sur le marché. 
• Risque contractuel : L'évaluation des risques liés aux contrats doit se concentrer sur trois éléments clés :
• Proximité de renouvellement : Un contrat qui arrive à échéance peut nécessiter une attention accrue pour éviter une renégociation défavorable.
• Mise en concurrence : La nécessité de faire appel à d'autres fournisseurs ou d'évaluer des options alternatives peut influencer les termes du contrat actuel.
• Clauses spécifiques : Il est crucial d'examiner les clauses contractuelles qui pourraient mettre le client en désavantage, qu'il s'agisse de conditions d'utilisation restrictives ou de pénalités en cas de résiliation anticipée.

2. Degré de mise sous contrôle de l’éditeur

Le degré de mise sous contrôle de l’éditeur reflète la capacité de l'organisation à gérer efficacement les actifs logiciels de tel ou tel éditeur. On peut évaluer ce degré à travers différents aspects :

• Processus de gestion : L'efficacité des processus en place pour gérer les licences et les contrats joue un rôle déterminant. Une bonne gestion implique une surveillance régulière des actifs, des audits internes et une documentation claire.
• Formation et sensibilisation : Degré d’information et formation du personnel sur les aspects liés aux contrats ainsi que sur l'utilisation conforme des logiciels. 
• Outils utilisés : Les outils de gestion des actifs logiciels en place (Exemple : Flexera, Matrix 42, SNOW Software, etc…) peuvent avoir un impact significatif sur la capacité de l'organisation à garder son environnement de licences sous contrôle. Une technologie appropriée peut faciliter la collecte de données et le reporting.

3. Construction et utilisation de la matrice

La matrice peut être créée en posant les critères de risque sur l'axe X (note de risque) et le degré de mise sous contrôle sur l'axe Y. Chaque éditeur ou contrat peut être positionné dans cette matrice, permettant ainsi d’identifier les plus grands risques et ceux nécessitant une gestion immédiate.

Enfin la notation des critères de risques peut être pondérée en fonction de l’importance de ces derniers. 

4. L’évolution de la matrice des risques

À l’issue de cette analyse, il est primordial de souligner que la matrice des risques ne doit pas être un document statique. Elle doit évoluer en fonction des actions mises en place en matière de SAM. À mesure que des actions sont entreprises – qu'il s'agisse de remises sous contrôle, de réduction des risques de non-conformité, ou d'adaptation des relations avec les éditeurs en cas d'audit – la matrice doit être régulièrement mise à jour pour refléter la nouvelle réalité.

En conclusion, l’élaboration et l’utilisation d’une matrice des risques en Software Asset Management constituent une approche stratégique qui aide à prioriser les actions et à gérer les risques de manière plus efficace. Avec une matrice bien conçue, les responsables SAM peuvent naviguer dans le paysage complexe des licences logicielles tout en minimisant les incertitudes financières et contractuelles. C'est un outil indispensable pour s'assurer que les décisions prises sont éclairées, mesurées et adaptées aux besoins de l'organisation.

Exemple simple d’une matrice des risques

Rédigé par Mathieu Langlois et Franck Ventura,

Software Asset Managers