Acquisitions IBM, Comment converger vers l’exhaustivité, quel profit découle d’un suivi du portefeuille de licences ?

Focus achats IBM

Le suivi du portefeuille de logiciels IBM est un Sujet. En effet, un client d’IBM peut acquérir pour un même produit, 1) une licence embarquée lors de l’achat d’un hardware IBM, 2) une licence comprenant une année de maintenance, 3) une année de maintenance seule, 4) ou encore un trade up ou un reinstatement et la liste est longue…. À la multiplicité de ces modes d’acquisition s’ajoute l’évolution des produits, des métriques et de leur dénomination. Par ailleurs, l’architecture contractuelle mise en place entre l’éditeur et votre compagnie est également très souvent une contrainte additionnelle dans le suivi de vos licences. A noter que les ERP répondent laborieusement à la complexité et subtilité des achats logiciels.

À qui la charge de la preuve ?

Lors d’acquisitions de licences IBM, le client (ou la compagnie) adhère au « Passport Advantage » (contrat IBM), excepté si un contrat particulier est convenu entre les deux parties. Dès lors, elle accepte «1) de s’assurer qu'[elle] [ndlr : la compagnie] ne dépasse pas le niveau d’utilisation autorisée et 2) de rester en conformité avec les Conditions Passport Advantage ». Autrement dit, chaque client d’IBM se doit de suivre ses acquisitions et ses déploiements afin de vérifier l’adéquation des deux. En cas d’audit, si les deux parties ne sont pas alignées sur le portefeuille de logiciels acquis, alors la charge de la preuve reviendra au client. Toute trace d’acquisition telle que des bons de commandes, factures ou autres permettront alors de compléter l’inventaire des acquisitions.

Comment converger vers l’exhaustivité ?

L’objectif d’une telle démarche consiste d’une part à converger vers une vision exhaustive du parc d’acquisition-ci et d’autre part à comprendre les actions menées par le passé avec l’éditeur.

Dans le cadre du Passport Advantage, une compagnie dispose d’accès au site « Passport Advantage Online ». Via ces accès, elle peut alors charger deux vues propres aux acquisitions : l’une contenant la vue consolidée et l’autre l’historique des acquisitions.

La démarche consiste à mener une analyse de consolidation et de comparaison en prenant en compte l’ensemble des données sources disponibles :

En interne : factures, contrats, ERP…
En externe : reportings, sites/ portail (IBM, mais aussi les éventuels contrats ou achats avec des distributeurs, intégrateurs, ESN (…) pouvant acquérir des licences en votre nom ou pour compte de.
Le schéma suivant présente les étapes d’une telle démarche.

A sa tête, les profils devront bénéficier d’une capacité analytique et d’une compréhension des évolutions d’IBM (changement de nom de produit, changement de métrique, historique des relations avec l’éditeur) ou du moins d’un réseau au sein de l’entreprise permettant de regrouper ces compétences.

Quelle plus-value ?

Cette analyse permet pour la plupart des clients d’augmenter significativement la taille du parc de licences connu et donc d’entrevoir les axes des futures négociations issus d’optimisations contractuelles.

Au quotidien ?
La vue consolidée permet au Vendor Manager ou Software Asset Manager de disposer d’une vue globale des assets, d’optimiser ou de limiter les futurs achats à venir et enfin de diminuer la probabilité du risque lié à la maintenance partielle.

En cas d’audit ?
Dans le cadre d’une revue de conformité, les auditeurs réaliseront deux inventaires qu’ils confronteront ; l’inventaire des achats d’une part et l’inventaire des déploiements d’autre part. Cette confrontation permettra d’obtenir une photo de la position de conformité.

Le suivi régulier des acquisitions permettra 1) de s’assurer que la vision de l’éditeur avec celle du Software Asset Manager est cohérente et 2) de s’assurer que la totalité des licences acquises est intégrée au scope de l’audit exception faite de celle inclue dans des clauses d’exclusions particulières.

Un des objectifs du Software Asset Manager est entre autres de s’assurer que la position de conformité en sortie d’audit correspond à celle managée par son équipe. Ainsi, la gestion des acquisitions via le suivi et la confrontation fréquente avec la vision de l’éditeur est un axe de convergence vers une sortie d’audit contrôlée.

En synthèse, l’activité liée au suivi du portefeuille de licences peut générer un ROI important lors des renouvellements, négociations, acquisitions et audits. Elle nécessite la contribution d’un ou plusieurs collaborateurs regroupant des capacités analytiques et une connaissance des évolutions de produits IBM. En somme, une collaboration efficace et outillée constituerait la clé de réussite d’un tel exercice !