Transformer l’urgence d’un achat logiciel en opportunités

Dans de nombreux cas, l’acheteur n’intervient qu’en aval du processus. Personne n’apprécie d’être sollicité en fin de parcours et encore moins si votre participation ressemble à une banale validation administrative.

Pour cette raison, nous avons décidé de vous transmettre nos 4 points de vigilance pour transformer une situation d’urgence en une véritable source d’opportunités et de valeur ajoutée pour les décideurs et les directions achats.

Prérequis

On notera que les éditeurs tels qu’IBM, Microsoft, Oracle ou SAP ne peuvent être gérés en dernière minute. Les contrats et propositions de valeurs complexes requièrent plusieurs semaines, voire des mois de préparation, et une combinaison d’expertises entre Responsables IT, Métiers, Software Asset Managers et Acheteurs. C’est un travail de fond qui demande de la préparation, de la communication et de la collaboration en interne.

Il sera important d’impliquer les parties prenantes le plus en amont possible.

1. Cartographiez, Priorisez

Priorisez les demandes de votre prescripteur interne, quitte à en écarter compte tenu de la proximité de l’échéance :

L’édition demandée (Enterprise, Platinum, etc.) pour la solution est-elle justifiée et validée en interne ?
La volumétrie envisagée à la signature et la croissance (ou ramp up proposé) sont-elles rationnelles et partagées en interne ?
L’urgence de la sollicitation correspond-elle à une clôture trimestrielle ou annuelle de l’éditeur ?
Les modules add-on correspondent-ils à une expression de besoin ou une proposition de l’éditeur visant à augmenter son empreinte (et ses revenus) dans votre Système d’Information ?

2. Alignez les objectifs avec la Core Team

Constituez et embarquez une CoreTeam (Responsable IT, SAM métier, Juriste et achats) requise pour que la transaction aboutisse. Il s’agit de la « Task Force » légitime pour couvrir les risques cartographiés (Achats, Business, IT, Legal, Finance, SAM, etc.).

Identifiez avec cette Core Team les « show-stoppers », les « deal-breakers ».

Formalisez ensuite tous les objectifs qui seront portés le(s) négociateur(s). Cela permettra de maîtriser la communication tant en interne qu’en externe.

3. Négociez/Benchmarkez, Formalisez

La phase de négociation ne pourra être exécutée que lorsque vous aurez analysé vos conditions de référence et obtenu une synthèse de vos partenaires en Software Asset Management. En effet, vous aurez besoin d’une vision très précise notamment sur : les environnements concernés par l’achat, les usages, les volumétries par produit et les métriques, le cadre contractuel, les engagements financiers (liste non exhaustive).

Enfin, n’oubliez pas de formaliser contractuellement chaque résultat relatif aux objectifs listés.

4. Communiquez, partagez les meilleures pratiques « Vendor management »

Mais le travail de l’acheteur ne s’arrête pas là.

En effet, vous allez devoir communiquer sur les résultats.

Un dernier conseil ? Partagez les meilleures pratiques en termes de « Vendor Management », de process, et de normes standardisées au sein de votre entreprise. Gardez en tête que vous êtes un apporteur de solution et vous devez vous vendre ainsi.

Communiquez sur la fonction achats, mais continuez à rendre service en aval du process pour être progressivement sollicité en amont.

Que retenir ?

La fonction achats est en nette progression et ce n’est que le début. Que l’on parle de la complexité des achats de logiciels ou de la marche à suivre pour communiquer en interne, la fonction achats a toujours un impact positif sur les résultats de l’entreprise.