Expertise licences et contrats IBM

De par sa présence historique et la multitude de produits proposés, IBM est majoritairement présent dans le top 5 des dépenses software de l’IT d’une entreprise française ou internationale.
Le rachat d’éditeur (Redhat, Cognos, …), la revente de solution (HCL) et sa politique d’audit depuis les années 2000 en font un éditeur clé pour les Software Asset Managers à la fois sur la gestion des licences, mais aussi autour des sujets de négociation et d’audit.

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IBM, un éditeur qui revient en force dans le SI des entreprises

Garantir sa position de conformité IBM tous produits / toutes métriques est un des enjeux forts du gestionnaire de licences. La multitude de métriques des produits IBM ainsi que leur complexité impliquent de nombreuses difficultés dans le maintien de la position de conformité et le monitoring du risque financier en cas d’audit.

Enjeux et problématiques liés aux licences et contrats IBM qu’Elée vous aide à traiter

Inventaire des acquisitions

Le patrimoine de licences IBM est souvent basé sur des contrats historiques et de nombreuses acquisitions faites dans les années 2000, voir avant. Cela rend le suivi du patrimoine acquis complexe, avec des risques de pertes d’informations. De plus, les multiples changements de produits, de métriques, ainsi que les rachats/cessions successifs de solutions faites par l’éditeur ces dernières années ont accentué cette complexité.

Eligibilité au Sub Capacity

Cependant, la majorité des entreprises pense qu’il suffit d’avoir acquis ILMT pour être éligible à la Sub Capacity. En réalité, il est nécessaire de remplir de nombreuses autres conditions. Cette méconnaissance crée immédiatement une faiblesse lors d’une négociation avec IBM. Il est donc impératif de bien monitorer les conditions d’éligibilité au Sub Capacity à travers des Dashboards qu’Elée a automatisés.

Conformité PVU / User / RVU / …

Avec plusieurs centaines de produits IBM différents et autant de métriques, l’analyse de la conformité IBM est un sujet très complexe pour les entreprises, pas toujours bien adressé. L’absence ou l’approximation des calculs, ajoutée aux prix unitaires élevés des produits IBM, sont à l’origine de risques de non-conformité très élevés.

Gestion de Bigfix et ILMT

Les outils Bigfix et ILMT sont des outils fournis par l’éditeur qui sont très précieux pour contrôler sa conformité et ses usages lorsqu’ils sont bien utilisés. Cependant, dans 90% des cas, nous observons que Bigfix et ILMT sont mals paramétrés.

Analyse et négociation contractuelle

Les contrats IBM et les négociations associées sont liés à de lourds enjeux financiers. Pour les entreprises qui abordent une négociation avec IBM, il est impératif de bien avoir identifié les leviers, préparé les arguments et leur enchaînement tout au long des échanges. Enfin, une négociation est une occasion de se protéger à l’avenir avec de bons contrats.

Programme IBM IASP

L’IASP est introduit comme une alternative à l’audit traditionnel IBM grâce à l’adhésion du client à un programme donnant lieu à une collaboration avec un partenaire IBM. Ce partenaire effectuera des contrôles de conformité trimestriellement pour les produits PVU (Processor Value Unit) et annuellement pour les produits non-PVU durant 3 ans. L’ADN de ce contrat entretient la volonté d’IBM d’instaurer un mécanisme de paiement continu, comme cela est le cas avec l’export SCRT (mainframe) ou bien encore l’approche ILMT. Néanmoins, il ne faut pas perdre de vue que ce modèle est coûteux pour les entreprises, très avantageux financièrement pour l’éditeur et ses partenaires et que des risques subsistent.

Conseil et expertise pour la gestion des licences et contrats IBM

Voici nos principales offres dédiées aux licences et contrats IBM. Pour des démarches sur mesure, n’hésitez pas à en discuter avec nous.

Diagnostic ponctuel de la conformité et plan d’optimisation IBM

Elée appuie ses clients à l’élaboration d’une position de conformité dite de bout en bout : collecte, inventaire (achats et déploiements), calcul de conformité, évaluation du risque financier éventuel, plan d’optimisations pour réduire le risque ou diminuer les dépenses associées aux produits IBM

Gestion d’audit IBM

Elée appuie ses clients dans la gestion d’un audit depuis la réception de la lettre de l’éditeur jusqu’au closing du deal (le plus courant avec IBM) : cadrage et protocole d’audit, collecte des données et analyse avant transmission à l’éditeur / auditeur, estimation du risque financier éventuel, anticipation des actions / réaction de l’éditeur, stratégie d’audit (pendant et en sortie d’audit) et gestion de la relation avec l’auditeur afin de minimiser l’impact financier de l’audit…

Négociation contractuelle IBM

La phase de préparation est une étape clé du succès d’une négociation avec un éditeur, et notamment avec IBM. Elée appuie ses clients sur les sujets de benchmarks de prix et de clauses, d’identification de leviers de négociation, d’appui à la compréhension des métriques contractualisées, … afin d’aborder une négociation IBM avec une stratégie claire et partagée ainsi qu’une cible financière et technique précise

Gestion de l’éligibilité à la Sub Capacity

Plus votre infrastructure IBM est virtualisée, plus la tarification en Sub Capacity sera avantageuse. Il est donc primordial de bien maîtriser cette éligibilité. Cependant, la majorité des entreprises pense qu’il suffit d’avoir acquis ILMT pour être éligible à la Sub Capacity. En réalité, il est nécessaire de remplir de nombreuses conditions comme les suivantes :

ILMT a été installé dans les 90 jours suivants l’installation des produits contrôlés
ILMT est correctement déployé (l’ensemble des serveurs supportant des produits IBM sont couverts)
Les montés de version et upgrade de catalogues sont réalisées fréquemment
La configuration des bundles est correctement gérée
Les exclusions légitimes sont justifiées et documentées
...

En cas de calcul de conformité/risque ou d’audit, il est très important d’être sûr de l’application possible ou non de la Sub Capacity car cela peut provoquer un revirement total du risque de conformité (multiplication par 8 à 12) ou de la position de force dans le cadre d’un audit de la part d’IBM. C’est pourquoi Elée attache une importance particulière à conseiller ses clients sur ce point.

Mise en place d’ILMT et Dashboard ILMT / Sub Capacity

Nos équipes sont en mesure de vous appuyer dans la mise en place, et le paramétrage d’ILMT. Par ailleurs, afin de permettre à nos clients de disposer d’une vision continue de leur conformité et de leur éligibilité au Sub Capacity, Elée est en mesure de créer des Dashboards POWER BI, directement reliés à ILMT, permettant de contrôler en continu l’éligibilité au calcul Sub Capacity et la conformité des produits PVU. Ces outils et calculs ont été éprouvés en situation d’audit chez des clients.
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Les écarts de maintenance : exemple de risque oublié

La grande majorité des analyses de conformités réalisées par les acteurs du marché, conseils ou outilleurs mettent de côté ce risque alors qu’il est une des principales sources de non-conformité lors des audits de cet éditeur.
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Dans le premier cas de figure il s’agit d’un décommissionnement pour lequel l’arrêt de maintenance a été anticipé mais pour lequel le projet a pris du retard. Pendant une période les déploiements ont donc perduré sans la volumétrie de maintenance adéquate.
Dans le second cas les déploiements sont repartis à la hausse en utilisant des licences disponibles sans se préoccuper de réactiver la maintenance associée via un reinstatement.
Ces exemples sont parmi d’autres des éléments à analyser par des experts comme ceux de nos équipes.

Pourquoi Choisir Elée ?

Indépendance

Notre indépendance vis-à-vis d’IBM vous protège de tout conflit d’intérêt pour réduire vos coûts de licences et minimiser l’impact financier lors de vos audits

Expertise Licensing IBM

Nous possédons une équipe dédiée aux licences et contrats IBM qui maîtrise totalement les règles de licences et les métriques de l’éditeur qu’ils adressent, ainsi que les techniques de négociation et les pratiques d’audit

Conseil Outillage

Nos consultants vous conseillent les meilleurs outils de gestion de vos licences IBM (Bigfix, ILMT, autres outils du marché...)

Qualité des données

Les données collectées par vos/les outils sont vérifiées, normalisées et enrichies grâce à notre outil interne pour une fiabilité optimale

Puissance des optimisations

Les modèles mathématiques et outils Elée proposent des allocations optimales inégalées permettant de générer des économies importantes

Audit Ready

Nos calculs de conformité et optimisations sont mis quotidiennement à l’épreuve des audits chez nos clients grands comptes

"Dans le cadre d’un audit IBM, Elée nous a accompagné pour la gestion de la relation avec l’éditeur, afin de garder la main sur les échanges, tout en réalisant les travaux de collecte et d’analyse. Les optimisations identifiées et mises en oeuvre par Elée nous ont permis de réduire de plusieurs dizaines de millions d’Euros notre risque de non-conformité et de trouver un meilleur deal financier avec l’éditeur. Suite à l’audit, Elée nous a accompagné pour la mise en place et le paramétrage d’ILMT et l’industrialisation de la gestion de licences IBM"

Head of Software Asset Management Essilor